Het belang van een up-to-date CRM-systeem

Het belang van een up-to-date CRM-systeem

Alles uit uw business halen? Een up-to-date CRM-systeem is dan een absolute must! Organisaties maken vaak gebruik van een CRM-systeem, alleen de grote waarde ervan is afhankelijk van het feit of het systeem compleet en actueel is. Is dit niet het geval, dan kan een salesafdeling nog zo haar best doen, maar vaak zonder het gewenste resultaat en dat wil niemand.

De samenleving waarin ons bevinden is datagedreven. Van een websitebezoek tot een WhatsApp of het sturen van een gerichte vraag, alles wat we doen laat een digitaal spoor achter. Voor organisaties is dit dé manier om klanten en de behoeften ervan in kaart te brengen. Wel is het dan van belang dat alle gegevens en de reis van een klant goed worden opgeslagen. Een effectieve marketing- en salesstrategie valt of staat met de juiste relatiegegevens. Dit alles is dus terug te vinden in een CRM-systeem, maar hoe kunt u deze informatie nu het best actueel houden zodat de waarde ervan niet verloren gaat voor sales en marketing?

Regels opstellen

Uw medewerkers zijn een bepalende factor voor het succes van een CRM-systeem. Zij zijn immers degene die informatie dienen te verwerken via verschillende kanalen. Dit klinkt simpel, maar dat is het niet. Bedrijven kunnen failliet gaan, gebruiken een ander e-mailadres of veranderen van telefoonnummer. Overnames in de IT-wereld komen ook veel voor. Een CRM-systeem is dus al weer zo verouderd. Daarnaast kost het bijwerken van informatie veel tijd en vraagt het om opperste concentratie, een fout is zo gemaakt. Het is daarom handig om een aantal interne regels op te stellen die betrekking hebben om het CRM-systeem. Zo kunnen fouten voorkomen worden en stopt u de wildgroei aan slechte data. Stel intern een CRM-manager aan die verantwoordelijk is voor de kwaliteit en dekking van de database. De focus van de manager dient op de volgende punten te liggen:

  • Dekking. Is de database gefocust op de kernmarkt of de gehele markt zonder belangrijke informatie over prospects?
  • Kwaliteit. Op welke manier wordt de database onderhouden en is de update datum voor de gebruiker te zien?
  • Segmentatie. Is het mogelijk prospects te selecteren op basis van relevante criteria?
  • Uniformiteit. Is de opbouw van de database uniform en gestructureerd?

Onafhankelijke dataleveranciers

Het is ook een optie om eens te gaan zitten met een onafhankelijke dataleverancier om de CRM-gegevens te bekijken en het systeem aan te vullen met marktgegevens uit een externe database. Op deze manier kunt u als organisatie uw bestaande gegevens updaten en complementeren. Houd de data actueel door een koppeling te realiseren tussen het CRM-systeem en de externe database. U krijgt door het gebruik van een externe database ook inzicht in potentiële klanten. 80% van de prospects komt gemiddeld overeen met de data in het systeem, vaak heeft een organisatie van de andere 20% nog geen weet. Dankzij een up-to-date CRM-systeem kunt u het maximale uit uw business halen en heeft u een compleet overzicht in de sales- en marketinginformatie.