Case: Convins – Incentro

IT-dienstverlener Incentro

Incentro is een toonaangevende IT-dienstverlener die zich richt op digitale transformatie en customer experience. Het bedrijf is gevestigd in Nederland en biedt een breed scala aan diensten en producten, waaronder digitale (product)ontwikkeling en IT-oplossingen. Met hun focus op innovatie en duurzame oplossingen helpen ze bedrijven om hun digitale transformatie- en customer experience-doelen te bereiken. Hierbij staan het verbeteren van de klantervaring, het verhogen van de efficiëntie en het vergroten van de inkomsten centraal. Incentro staat bekend om zijn expertise en ervaring in digitale technologie en zijn toewijding aan klanttevredenheid.

Uitdaging

Convins ondersteunt Incentro al ruim twee jaar bij het genereren van new business. De focus ligt voor dit project op het benaderen van stakeholders op het gebied van marketing, customer journey of digitale transformatie, waarbij organisaties binnen 12 maanden relevante uitdagingen hebben op het gebied van digitale (product)ontwikkeling gericht op de Customer Experience/IT. Wij van Convins houden de markt nauwgezet in de gaten. Door middel van outbound marketing gaan wij op zoek naar stakeholders binnen organisaties die voldoen aan de criteria die wij voorafgaand aan dit project samen bepaald hebben. We spreken dagelijks verschillende stakeholders die elk hun eigen uitdagingen hebben op het gebied van digitale (product)ontwikkeling, Customer Experience & IT.    

“De beweegreden voor een samenwerking met Convins is in eerste instantie geweest dat wij een stukje executiekracht missen in het proces rondom cold calling en leadgeneratie. Daarnaast is het een goed idee geweest om een samenwerking aan te gaan, omdat het een stok achter de deur biedt. Het werk wordt simpelweg goed uitgevoerd. “We geloven erin dat je met een samenwerking tot de beste resultaten komt”, aldus Incentro. Wij van Convins hebben vaste processen, waardoor we op dat domein met goed gevolg te werk kunnen gaan en op korte termijn successen kunnen behalen.    

Midden 2022 hebben wij voor het eerst contact gelegd met de prospect. Na een aantal contactpogingen zijn we terechtgekomen bij de juiste persoon. In dit geval is hij verantwoordelijk voor E-commerce & Customer Experience. Hij bekleedt de rol van E-commerce & CX Manager. Nadat er een toelichting werd geven door onze specialist bleek er voldoende animo te zijn voor een kennismaking. De grootste uitdaging van de prospect op dat moment was groei en klantbinding. De prospect gaf aan in de nabije toekomst zeker te willen kijken naar aanvullende tooling/diensten om deze doelen te verwezenlijken. Op het moment van spreken werd er al gebruik gemaakt van BI en Web Analytics aan de zijde van de prospect. Echter vertelde hij al gauw dat dit niet langer volstaat en ze meer nodig hebben om sneller te groeien dan dat de markt doet. Dit was een haakje dat onze specialist direct heeft geïdentificeerd en zodoende is er een afspraak ingepland.  

“We zitten het liefst om tafel met een marketing- of e-commercemanager, iemand die dus een leidinggevende functie heeft over het team. Het lukt jullie om een bezoek te plannen bij de juiste persoon. Door het triggeren van de prospect op de juiste manier en het identificeren van dit soort haakjes zorgen jullie ervoor dat hij met een goed gevoel de afspraak ingaat. Bij deze specifieke case is dat dus uitgemond in dat zij een licentie bij onze partner hebben afgesloten. Waar jullie ijskoud beginnen, kunnen wij heel warm binnenkomen.“ 

Oplossing

Convins verzorgt kwalitatieve leads door middel van outbound-marketing. Onze specialisten zijn dagelijks op zoek naar organisaties die passen bij het profiel van onze klanten. Zo hebben wij ook op deze manier een mooie opportunity gespot voor de IT-dienstverlener. Onze specialisten kunnen zich per project inschrijven bij Convins en worden geselecteerd op basis van hun motivatie. Daarnaast kunnen wij intern zien of een specialist al eerder een soortgelijk project heeft gedraaid en, nog belangrijker, wat de conversie is geweest van die leads. Op die manier selecteren wij altijd de juiste specialist voor het juiste project en werken de mensen binnen Convins op basis van intrinsieke motivatie aan een project. 

Vervolgens zijn er twee tot drie dedicated acquisiteurs die worden ingeregeld op het project aan de hand van een projectinformatieblad. Convins stelt het projectinformatieblad samen met de klant op tijdens de kick-off bij ons op kantoor. Na akkoord is het projectinformatieblad leidend en gebruiken de specialisten dat als input, aangezien wij niet geloven in belscripts. Zo heeft de specialist altijd voldoende kennis in huis over het betreffende onderwerpen en kan de specialist als sparringpartner dienen voor de prospect. Vervolgens wordt de afspraak ingepland voor de accountmanager van de IT-dienstverlener.  

Onze backoffice verwerkt de afspraak en ontzorgt volledig in het administratieve proces. Tijdens het maken van de afspraken gaan onze specialisten zo ver mogelijk de diepte in. Op die manier achterhalen wij zoveel mogelijk informatie over de uitdagingen, infrastructuur en kansen voor onze klanten. Vanuit dat telefoongesprek wordt er een gespreksverslag geschreven waarin alle informatie wordt gebundeld. Dit verslag heeft de IT-dienstverlener uiteindelijk gebruikt als leidraad voor het acquisitiegesprek met de prospect. In dat verslag staat beschreven hoeveel budget er voor dit onderwerp aanwezig is en hoe groot de organisatie is op basis van het aantal medewerkers en werkplekken. 

Ook wordt er uitgebreid geschreven over de sfeer van het gesprek, de uitdagingen van de prospect en de potentiële kansen voor de IT-dienstverlener. Convins blijft betrokken bij elke lead waar een afspraak mee gemaakt is. Onze specialisten bellen een week van tevoren naar de klant om te verifiëren of de afspraak goed in de agenda staat om no-shows te voorkomen. In sommige gevallen bellen we ook om te verifiëren hoe de klant de afspraak heeft ervaren door een after service-call.  

“De lijntjes met de backoffice zijn ontzettend kort. We kunnen altijd bellen of mailen en er is te allen tijde wel iemand bereikbaar. Op het moment dat iemand niet direct iets van de casus afweet, wordt dat snel opgezocht in het systeem, waardoor ik alsnog van antwoord kan worden voorzien. Aldus Incentro. 

Resultaat

Naar aanleiding van het acquisitiegesprek heeft de prospect op zeer korte termijn de opdracht gegund aan Incentro en haar partner. Convins heeft de afspraak gegenereerd en een bepaalde urgentie gecreëerd. Mede door het gespreksverslag dat is aangeleverd, heeft Incentro zich goed kunnen voorbereiden en uiteindelijk een goed gesprek gevoerd. De volgende stap was het acquisitieproces dat is uitgemond in een deal. De complete salescycle van lead tot deal heeft in totaal zo’n 6 maanden geduurd.  

“Het samenwerken met Convins op basis van hun No Cure, No Pay-concept ervaren wij als zeer prettig. Je moet goede afspraken maken met elkaar over de criteria of factoren waarop je leads kwalificeert en dat gaat eigenlijk altijd goed. Er is een zeer goede verstandhouding op het moment dat een lead zich wel of niet kwalificeert. Daarnaast is er altijd ruimte voor een dialoog op het moment dat een lead of potentiële klant niet volledig kwalificeert. We kijken dan samen of een lead na afloop van de afspraak wel of niet voldoende is om door te gaan. Het concept geeft ons een fijne vrijheid. Aldus Incentro. 

De samenwerking met Convins brengt verschillende voordelen met zich mee, waaronder:  

• Het No Cure No Pay-concept heeft als voordeel dat de IT-dienstverlener alleen betaalt voor gekwalificeerde leads die voldoen aan de criteria (facturatie achteraf)
• Convins belt uit naam van de IT-dienstverlener met een geprogrammeerd telefoonnummer en heeft een mailadres van de klant
• Convins functioneert als externe backoffice, waardoor de opdrachtgever geen omkijk heeft naar het administratieve proces
• Convins heeft specialisten in huis die op technisch niveau kunnen schakelen met opdrachtgevers
• Wij achterhalen de businesscase voor onze klanten, zodat zij goed voorbereid aan tafel komen