4 tips voor een goede online meeting

4 tips voor een goede online meeting

U zult momenteel waarschijnlijk meer tijd doorbrengen in online meetings dan gebruikelijk is en het risico ligt op de loer dat u er niet het maximale uithaalt. Het is immers wat anders dan elkaar in het echt te spreken, de technologie laat u nog wel eens in de steek en wanneer u online afspreekt bent u waarschijnlijk ook wat sneller afgeleid. Om ervoor te zorgen dat uw online meetings toch soepel verlopen zetten wij een aantal belangrijke tips voor u op een rij.

1. Maak een duidelijke agenda

Zorg dat vooraf duidelijk is waar de meeting over gaat, welke punten er besproken worden en wie er aanwezig (moeten) zijn. Communiceer ook duidelijk wat er van de participanten wordt verwacht. Moeten ze iets voorbereiden? Moeten ze zich inlezen op een bepaald onderwerp? Zo voorkomt u dat het begin van de meeting vooral wordt ingenomen door het oplossen van onduidelijkheden en het beantwoorden van vragen over de reden van de online vergadering

2. Zorg dat je alles goed ingesteld hebt

Minstens zo belangrijk als een goede agenda is dat de technologie ook in orde is. Heeft u de instellingen van uw videomeeting tool goed staan, werkt de microfoon, werkt de camera, heeft u een goede internetverbinding? Het werkt natuurlijk het fijnst als iedereen zichtbaar in beeld is en alles goed meekrijgt. U kunt bijvoorbeeld gebruik maken van de mogelijkheden om uw beeldscherm te delen of een online demo te doen.

3. Let op de tijd

De aandachtspanne bij een online meeting is over het algemeen wat korter dan wanneer u elkaar in real life spreekt. Houd hier daarom rekening mee bij het inplannen van de vergadering. Als u denkt vier uur nodig te hebben is het beter om de vergadering over twee momenten te verspreiden. Zo voorkomt u dat u of de andere deelnemers op de helft de aandacht en concentratie dreigen te verliezen. Wat ook helpt is om de meeting in te delen in concrete tijdsblokken waarin u onderwerpen wilt behandelen. Zo weet iedereen ook vooraf waar hij of zij aan toe is.

4. Sluit af met concrete doelen en acties

Veel vergadering eindigen vol goede bedoelingen en beloftes, maar de kans is aanwezig dat taken vergeten worden of verkeerd geïnterpreteerd. Eindig daarom altijd met concrete doelen en acties. Wat wordt er van wie verwacht? Dan geeft u ze ook direct de mogelijkheid nog vragen te stellen als er iets niet duidelijk is.

Hulp nodig?

Heeft u hulp nodig van onze specialisten bij bijvoorbeeld online meetings of telemarketing? Neem dan contact met ons op, dan kunnen wij samen kijken naar wat de beste werkwijze is voor uw bedrijf.