Wahrscheinlich verbringen Sie im Moment mehr Zeit in Online-Sitzungen als sonst, und es besteht die Gefahr, dass Sie nicht den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen. Schließlich ist es nicht so, als würde man sich persönlich treffen, die Technik lässt einen im Stich und wenn man sich online trifft, ist man wahrscheinlich abgelenkt. Damit Ihre Online-Meetings reibungslos ablaufen, haben wir einige wichtige Tipps für Sie zusammengestellt.
1. Erstellen Sie eine klare Tagesordnung
Stellen Sie sicher, dass im Voraus klar ist, worum es in der Sitzung geht, welche Punkte besprochen werden und wer anwesend sein wird (muss). Teilen Sie auch klar mit, was von den Teilnehmern erwartet wird. Müssen sie etwas vorbereiten? Müssen sie sich über ein bestimmtes Thema informieren? Dadurch wird verhindert, dass der Beginn des Treffens mit der Klärung von Unklarheiten und der Beantwortung von Fragen zum Grund des Online-Meetings vergeudet wird.
2. Stellen Sie sicher, dass Sie alles richtig eingestellt haben
Mindestens ebenso wichtig wie eine gute Agenda ist, dass auch die Technik stimmt. Sind die Einstellungen Ihres Videokonferenzprogramms richtig, funktioniert das Mikrofon, funktioniert die Kamera, haben Sie eine gute Internetverbindung? Am besten funktioniert es natürlich, wenn alle sichtbar im Bild sind und alles hören können. Sie können beispielsweise die Optionen nutzen, um Ihren Bildschirm freizugeben oder eine Online-Demo durchzuführen.
3. Achten Sie auf die Uhrzeit
Die Aufmerksamkeitsspanne bei einem Online-Treffen ist im Allgemeinen etwas kürzer als bei einem Treffen im wirklichen Leben. Sie sollten dies daher bei der Planung des Treffens berücksichtigen. Wenn Sie davon ausgehen, dass Sie vier Stunden brauchen werden, ist es besser, die Sitzung auf zwei Zeitpunkte zu verteilen. Dadurch wird verhindert, dass Sie oder die anderen Teilnehmer nach der Hälfte der Zeit die Aufmerksamkeit und Konzentration verlieren. Es ist auch hilfreich, die Sitzung in bestimmte Zeitabschnitte zu unterteilen, in denen Sie Themen behandeln wollen. Auf diese Weise weiß jeder im Voraus, wo er oder sie steht.
4. Schließen Sie mit konkreten Zielen und Maßnahmen ab
Viele Sitzungen enden mit guten Vorsätzen und Versprechungen, aber es besteht die Gefahr, dass Aufgaben vergessen oder falsch interpretiert werden. Deshalb sollten Sie immer mit konkreten Zielen und Maßnahmen enden. Was wird von wem erwartet? Dann geben Sie ihnen auch die Möglichkeit, Fragen zu stellen, wenn etwas unklar ist.
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